ARCHIVNÍ A SPISOVÁ SLUŽBA

n

Ukládání a úschova listinných dokumentů v zabezpečených prostorách, které zajišťují dlouhodobé uchování informací v obsažených dokumentech

o

Vytěžování informací z listinných dokumentů v krátkých smluvně dohodnutých lhůtách, a to formou zasílání originálů, vyhotovování kopií či skenováním originálů a zasílání oprávněným osobám

Sledování skartačních lhůt, organizace skartačního řízení a zabezpečení fyzické likvidace dokumentů nerekonstruovatelným způsobem

Požadavek na vyhledání

13 + 6 =

Kvalifikační předpoklady

 

Komerční spisovna:

  • je registrována jako plátce daní u Finančního úřadu Frýdek-Místek, DIČ CZ26794705
  • je smluvně pojištěna u České pojišťovny, a.s. na odpovědnost za škodu způsobenou podnikatelskou činností
  • je registrována u Úřadu pro ochranu osobních údajů pod č. 00020713/001
  • je řádným členem profesního sdružení archivářů ? České archivní společnosti
  • Soňa Zelinková jako jednatelka společnosti splnila podmínky stanovené v § 18 odst. 1. zákona č. 148/1998 Sb., o ochraně utajovaných skutečností, v platném znění a byla prověřena Národním bezpečnostním úřadem pro stupeň utajení ?VYHRAZENÉ?
  • je držitelem koncesní listiny ?vedení spisovny?
  • je v dohledu státního oblastního archivu – Zemský archiv Opava
  • je vlastníkem depozitáře pro ukládání dokumentů, který splňuje technické parametry pro dlouhodobý depot dokumentů ve smyslu požadavků státní správy
  • je smluvním schovatelem dokumentů pro více jak 800 právnických a fyzických osob.

 

Čestné prohlášení

 

Společnost P. K. L. Holding, s.r.o., se sídlem Raškovice 27,  IČ 267 94 705, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Krajským soudem v Ostravě v oddíle C vložka 27277, jednající jednatelkou Ing. Soňou Zelinkovou

čestně prohlašuje,

  • že nám není známo, že by na naši společnost byl podán návrh na zahájení insolvenčního řízení ani nesplňujeme podmínky pro prohlášení úpadku a nemáme záměr vstoupit do likvidace,
  • že v evidenci daní nemáme zachyceny daňové nedoplatky,
  • že jsme nebyli disciplinárně trestáni podle zvláštních předpisů upravujících výkon odborné činnosti,
  • že nemáme splatný nedoplatek na pojistném a zdravotním pojištění nebo na pojistném na sociálním zabezpečení.

 

Výčet poskytovaných služeb

 

            Předmětem nabídky  je provedení těchto odborných činností :

  1. zpracování dokumentů:
    1. Spisovna zkontroluje přebírané dokumenty v místě dosavadního uložení za účasti pověřeného zaměstnance původce, a to zejména způsob dosavadního uložení v ukládacím obalu (stav, úplnost, poškození) a způsob označení ukládacího obalu v návaznosti na vlastní evidenci původce.
    2. Spisovna protokolárně převezme dokumenty, naloží je na vozidlo, které je způsobilé k přepravě dokumentů a následně je převeze do depozitáře spisovny.
    3. Spisovna ve svém depozitáři provede třídění a kompletaci dokumentů, to je vyčlenění dokumentů s prošlou skartační lhůtou, výběr dokumentů s běžící skartační lhůtou k jejich uložení v depozitáři spisovny, označení dokumentů přírůstkovým číslem podle ukládacích obalů, navedení dokumentů do elektronické evidence spisovny, vyznačení skartační lhůty a skartačního znaku v této elektronické evidenci.
  1. úschova dokumentů:
    1. Spisovna uloží dokumenty podle lokačního plánu spisovny v depozitáři spisovny a uschová je na sjednanou dobu.
    2. Spisovna zpracuje zálohu elektronické evidence převzatých dokumentů a ve formě elektronického nosiče dat ji poskytne původci.
    3. Spisovna provádí vytěžování dokumentů po dobu jejich uložení v depozitáři spisovny ve prospěch původce či oprávněných osob, to je předkládá nebo poskytuje mu uložené dokumenty či informace v nich obsažené, a to na základě jeho požadavku. Lhůta pro vyřízení požadavku původce se sjednává na 2 pracovní dny od obdržení požadavku původce.
  1. skartační řízení:
    1. Spisovna organizuje skartační řízení u dokumentů, kterým prošla skartační lhůta, a to dle zákonných skartačních lhůt vyplývajících z ustanovení dotčených zákonů a dle provozních a správních potřeb původce.
    2. Spisovna zpracuje skartační návrh, jehož přílohou bude seznam dokumentů, kterým uplynula skartační lhůta a zašle je původci. Původce posoudí jednotlivé dokumenty, zda jim pominula provozní a správní potřebnost a své stanovisko písemně vyjádří v zaslaném seznamu dokumentů a odešle je spisovně.
    3. Spisovna zašle skartační návrh spolu se seznamem dotčených dokumentů místně příslušnému státnímu archivu, který provede výběr archiválií a vydá souhlas se skartací dokumentů skartačního znaku S. Spisovna skartuje dokumenty bezodkladně poté, co nabylo právní moci rozhodnutí státního archivu o skartaci.

 

Systémové souvislosti

 

Lhůtu pro uchovávání dokumentů stanoví jednak zákonné normy (např. zákon o účetnictví, legislativa pro zdravotní a sociální pojištění, daňové zákony a další), jednak provozně správní potřeby původce dokumentů. Lhůta počíná běžet následující kalendářní rok po vzniku dokumentů. Skartační řízení lze provést následující kalendářní rok po té, co uplynula doba úschovy (skartační lhůta).

Komerční spisovna používá speciální software pro evidenci uložených dokumentů podle jednotlivých původců, podle roku vzniku a podle dalších relevantních znaků. Tento software umožňuje sledovat uložené dokumenty, vyhledávat je, vytěžovat je a sledovat běh skartační lhůty (která může být po uplynutí doby prodloužena nebo je dokument zařazen do skartačního řízení).

Komerční spisovna zahájí plnění nabízených služeb do 5 kalendářních dnů po podepsání Smlouvy o zpracování, úschově a skartaci dokumentů.